Sistema de reservas para Centros de spa
Cómo se configura el sistema de reservas para este tipo de negocio y las preguntas más habituales.
Un spa son dos negocios en la misma agenda
La mayoría de spas gestionan dos cosas que funcionan de forma opuesta. Por un lado los tratamientos: masajes, faciales, envolturas, rituales, que ocupan una cabina y a un profesional durante un tiempo concreto, uno a uno. Por otro el circuito de aguas, que no se reserva por cabina sino por franja horaria con un número máximo de personas.
Un calendario pensado para citas individuales gestiona bien lo primero y muy mal lo segundo. Y una herramienta pensada para clases con aforo hace justo lo contrario. Ese es el motivo por el que muchos spas acaban con la cabina en un sitio y el circuito en otro, normalmente una hoja de cálculo o el teléfono.
A eso se suma que buena parte de las reservas de spa son regalos: alguien compra un ritual para otra persona, que luego llama para elegir día. Es una reserva en dos tiempos que hay que saber sostener.
Las cabinas son recursos, no notas en el margen
El primer cambio, y el que evita más problemas, es dar a cada cabina su propio calendario, igual que a cada terapeuta. Una cita de tratamiento ocupa entonces tres cosas: el terapeuta, la cabina y el tiempo. Si cualquiera de las tres está cogida, la cita no cabe.
Sin eso, la agenda dice que hay hueco a las seis porque la terapeuta está libre, mientras las dos cabinas están ocupadas. Se descubre cuando la clienta ya está en recepción con el albornoz puesto.
Lo mismo vale para el equipamiento que no está duplicado: una cabina doble, una ducha Vichy, una camilla de flotación. Si solo hay una, es un recurso con calendario propio.
El circuito se modela con aforo por franja
El circuito de aguas no encaja en el modelo de cita individual, porque no reservas a un profesional: reservas una plaza en un espacio con un límite de personas. Se modela igual que una clase con aforo, con una sesión por franja horaria y un número máximo de plazas.
Con eso resuelto, el cliente ve cuántas plazas quedan a cada hora antes de reservar, y la franja deja de aceptar reservas sola cuando se llena. Recepción deja de contar cabezas y de decir «creo que todavía cabe alguien».
El caso que hay que configurar con cuidado es el paquete que combina circuito y tratamiento, que es el que más se vende. Lo práctico es reservar las dos partes con el orden y la separación que uséis habitualmente, para que la clienta salga con las dos horas cerradas y no con una intención.
- Un calendario por terapeuta, con su horario propio.
- Un calendario por cabina y por equipamiento que no esté duplicado.
- Tratamientos como servicios con su duración real, incluida la preparación y la recogida de la cabina.
- Circuito como sesiones por franja con aforo máximo.
- Margen entre clientes para acondicionar la cabina.
- Política de cancelación visible al reservar, especialmente en los rituales largos.
Regalos y reservas en dos tiempos
Buena parte de la facturación de un spa viene de regalos, y ahí hay un detalle operativo que conviene tener resuelto: quien compra no es quien reserva. La persona que recibe el regalo llama semanas después, a veces meses, para elegir fecha.
Lo importante es que esa segunda llamada acabe en una cita cerrada en la agenda y no en un «te llamamos para confirmar». Cuanto más tiempo pasa entre la intención y la fecha en firme, más regalos caducan sin usarse, lo cual es ingreso ya cobrado que además genera una mala experiencia.
Aquí sí hay que ser claro con lo que la herramienta hace y lo que no: Bookniapp gestiona la agenda y la reserva, pero no vende ni cobra bonos regalo. La venta del regalo la lleva el spa por sus medios, y lo que se resuelve en la agenda es la reserva de la fecha.
Qué ofrece Bookniapp en un spa
Servicios con duración y precio propios para cada tratamiento, sesiones con aforo por franja para el circuito, y las dos cosas en la misma agenda. Calendario por terapeuta y por cabina o recurso, sin coste por calendario adicional. Página pública donde el cliente reserva desde cualquier navegador sin cuenta ni instalación. Recordatorios automáticos por correo y notificación. Ficha de cliente con historial y notas privadas. Panel con reservas, cancelaciones, tratamientos más pedidos e ingresos.
Se gestiona desde web, iOS y Android, así que cada terapeuta ve su jornada desde el móvil y recepción ve el conjunto. Precio único de 29,99 €/mes por centro tras 7 días de prueba gratis, sin comisión por reserva y sin coste por cabina o terapeuta adicional. La prueba requiere tarjeta y se renueva sola salvo cancelación desde App Store o Google Play. Sin permanencia.
Lo que no hace: no procesa pagos, no emite facturas y no vende bonos regalo. Puedes exigir una señal como condición de la reserva y el cliente ve el importe antes de confirmar, pero el cobro lo gestiona el spa. Si necesitas vender y canjear bonos dentro de la herramienta, es una razón legítima para mirar un producto específico del sector.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden gestionar las cabinas además de los terapeutas? Sí. Cada cabina tiene su propio calendario y se reserva junto al profesional, así que la disponibilidad que ve el cliente es la real del centro y no solo la del terapeuta. Los calendarios adicionales no tienen coste extra.
¿Cómo se reserva el circuito de aguas, que no es una cita individual? Como sesiones por franja horaria con un aforo máximo, igual que una clase. El cliente ve cuántas plazas quedan y la franja deja de aceptar reservas sola cuando se llena.
¿Puedo tener tratamientos y circuito en la misma agenda? Sí, conviven sin problema: los tratamientos son servicios individuales con duración y cabina, y el circuito son sesiones con aforo. No hacen falta dos herramientas.
¿Se pueden vender bonos regalo desde Bookniapp? No. Bookniapp no procesa pagos ni vende bonos. Gestiona la agenda y la reserva de la fecha; la venta del regalo la lleva el spa por sus medios.
¿Los clientes necesitan una app para reservar? No. Reservan desde una página pública en cualquier navegador, sin crear cuenta ni instalar nada. La app es para el equipo del spa.
¿Cuánto cuesta? 7 días de prueba gratis y después 29,99 €/mes por centro, sin comisiones por reserva ni coste por cabina o terapeuta adicional.